новости про командировку

Полезные новости для вас!

Отчет по командировке – какие чеки нужно собрать?

Мы собрали полезную информацию для вас! Возможно, это будет для вас интересно.
Ознакомьтесь со статьями, которые мы подготовили специально для вас.

26 Октября 2016 10:24

Бизнес в деталях: какие чеки важно собрать в командировке?

Москва с каждым годом улучшает свои позиции в различных международных рейтингах, в некоторых из них лидируя. Это обуславливает высокую привлекательность города в глазах туристов и деловых людей. Командировка в Москву позволяет посетить столицу России за счет компании, в отличие от туристической поездки, оплачивать которую приходится из своего кармана. Впрочем, иногда деловая поездка оборачивается для командировочного убытками. И частой причиной разорительной для бюджета поездки становится небрежное отношение к отчетным документам по статьям расходов.

«Бизнес-пакет» командировочного

Проезд, проживание, питание – основные статьи расходов, которые работодатель обязан возместить в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании чего бухгалтерия фирмы проводит компенсацию? Подтверждающими документами являются:

  • гостиничные чеки (чек гостиницы или БСО, счет по форме «З-Г», иногда – прейскурант и акт о выполненных работах) или другие документы, свидетельствующие о расходах по найму жилья;
  • электронный билет, посадочный талон, чеки с заправки и другие документы, подтверждающие расходы по проезду;
  • чеки из общепитов, если расходы по питанию не включены в суточные, а оплачиваются отдельно «по прейскуранту»;
  • иные чеки по расходам, которые были произведены сотрудником с ведома и разрешения работодателя.

Перечень необходимых документов следует уточнить до командировки, чтобы по прибытию при оформлении отчета не возникло неприятных недоразумений. Проблемы могут возникнуть, если часть или все чеки оказались утеряны. Нет чеков – нет компенсации. А расходы по некоторым статьям могут быть весьма существенными – например, за проживание в гостиничном номере. Можно ли восстановить утерянные документы?

Как не лишиться командировочных?

Выдаются ли деньги на аренду жилья авансом до командировки или компенсация выплачивается по факту состоявшейся деловой поездки – в любом случае наличие гостиничного чека необходимо. Аргументы «я потерял» бухгалтерия во внимание не принимает. В лучшем случае бухгалтер может отправить официальный запрос в гостиницу с просьбой выслать электронное подтверждение вашего пребывания. И все же позаботиться о наличии чеков благоразумнее и надежнее самостоятельно. Особенно в том случае, если чеки не утеряны, а отсутствуют совсем по другой причине – например, командировочный не пользовался услугами гостиницы, а ночевал у знакомых.

Покупка чеков «на обочине» – первое, что рекомендуют «знатоки» с форумов. Увы, единственное преимущество «придорожных» чеков – их дешевизна. Такие документы не пройдут проверку, если бухгалтер заинтересуется вопросом их подлинности – позвонит по телефонам чека в гостиницу или пробьет реквизиты отеля.

Надежным вариантом является сотрудничество с администратором гостиницы, с которым можно «договориться». Результат договоренности зависит от дипломатических способностей командировочного. Чек, полученный из рук администратора, гарантирует прохождение любой проверки. Вас оформляют как постояльца, «заселяя» в пустующий номер, вносят в реестр гостиницы, а по запросу из бухгалтерии отправляют подтверждение.

Решая проблемы, не создавайте новых. Пользуйтесь возможностями, в которых минимизированы риски – в этом и заключается стратегия успешного бизнеса.

Заявка на документы
Дата и время заезда
Дата и время выезда
Сумма за сутки