новости про командировку

Полезные новости для вас!

Как происходит подготовка чеков от отеля

Мы собрали полезную информацию для вас! Возможно, это будет для вас интересно.
Ознакомьтесь со статьями, которые мы подготовили специально для вас.

22 Ноября 2017 12:41

Особенности подготовки отчетных документов от гостиницы

Сотрудникам, направленным в командировку, приходится не только выполнять рабочие задачи, но и иметь дело с отчетными документами. Они обосновывают расходы на жилье и проезд до места назначения. Чтобы служащий получил 100% компенсацию потраченных средств, нужно правильно оформить гостиничные чеки с qr кодом, сохранить билеты на поезд, самолет или автобус и собрать остальные необходимые квитанции.

Чеки от гостиницы и что нужно знать о них

Благодаря тому, что гостиничный бизнес в Москве развит более чем хорошо, проблем, где остановиться, возникнуть не должно. Для командированных сотрудников доступны традиционные мотели, современные хостелы, большие отели и гостиницы семейного типа, посуточные квартиры и т. п. Если особых требований нет, можно выбирать самый доступный по цене вариант, что даст возможность сэкономить. В этом случае работник может купить чек от отеля и выручить прибавку к суточным, просчитанную заранее.

При строгой отчетности использование чеков выглядит так:

  1. Служащий выбирает отель и бронирует в нем номер.
  2. Заселяясь в гостиницу, оплачивает комнату наличными или кредитной картой.
  3. До выезда работник должен попросить администратора оформить официальные отчетные документы.

Затраты, не подкрепленные подлинными чеками и квитанциями, работодатель имеет право записать в личные издержки командированного подчиненного. Такая ситуация довольно неприятная – никто не захочет ездить по служебным делам в другие города за свой счет, поэтому стоит заранее позаботиться о том, где оформить или купить отельные чеки с подтверждением проживания.

Многие сотрудники выбирают второй вариант, то есть покупают отчетные документы. Отличная возможность увеличить гонорар за служебную поездку заключается в поиске недорогой комнаты или спального места в хостеле и покупке гостиничных чеков, обосновывающих факт заселения в отель.

Зачем нужны чеки от отеля

Во всех государственных и частных организациях действует строгая отчетность – расходы фирмы должны подтверждаться документально. Это касается и командировок сотрудников.

Если на предприятии действует гуманная политика по отношению к командированным служащим, это можно использовать в своих целях. Бухгалтерия выделяет такому сотруднику фиксированную сумму, в рамках которой можно спланировать рабочую поездку. Человек может самостоятельно выбрать, где ему остановиться в Москве. Таким образом, гостиничные чеки превращаются в дополнительный источник дохода. Главное – купить подлинные документы у реально существующего отеля, это поможет избежать проблем при проверке.

Заявка на документы
Дата и время заезда
Дата и время выезда
Сумма за сутки